Uw privacy is voor ons belangrijk, daarom gaan wij zorgvuldig met uw gegevens om. Wij verwerken uw gegevens met als doel om naast het aardigste bedrijf van Nederland ook de nummer één partner en totaaloplosser voor al uw bijeenkomsten te zijn. In dit document beschrijven wij de manieren waarop wij uw gegevens verwerken en wat wij doen om de waarborging van privacygevoelige gegevens te garanderen. Dit document is opgebouwd uit de volgende artikelen:
1. Verantwoordelijke
2. Wettelijke grondslagen
3. Gegevens
4. Doeleinden en verantwoording
5. Uw rechten
6. Websites
7. Soorten cookies
8. Delen van persoonsgegevens
9. Bewaartermijn
10. Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen
11. Wijzigen van het privacy- en cookiebeleid
1. Verantwoordelijke
Dit beleid heeft betrekking op Onemeeting.com B.V. en geldt voor al onze klanten, partners, leveranciers, gasten en eventuele overige geïnteresseerden. De gegevens die u bij uw registratie aan Onemeeting.com B.V. verstrekt, worden conform de voorwaarden zorgvuldig verwerkt en beveiligd.
2. Wettelijke grondslagen
Conform de wettelijke grondslagen, voortvloeiende uit de AVG, zal Onemeeting.com B.V. te allen tijde om uw toestemming vragen voordat wij uw persoonsgegevens verwerken.
3. Gegevens
Onze medewerkers werken dagelijks met alle details over locaties en bijeenkomsten, maar ook met persoonsgegevens van onze klanten, partners, leveranciers, gasten. Onemeeting.com B.V. kan uw persoonsgegevens verwerken wanneer u gebruik maakt van onze diensten en/of wanneer u deze zelf heeft verstrekt door bijvoorbeeld ons online boekingsplatform te gebruiken of ons contactformulier in te vullen. Ook bij een bezoek aan een van onze websites zullen wij bepaalde cookies opslaan, om zo de kwaliteit van de betreffende website te waarborgen en uw interesses beter te kunnen bedienen. Natuurlijk kunt u er ook voor kiezen om de cookies uit te schakelen. Hiervoor verwijzen wij u graag naar artikel 7 ‘Soorten cookies’. Met uw toestemming kan Onemeeting.com B.V. de volgende persoonsgegevens verwerken:
• Contactgegevens, inclusief naam, e-mailadres, telefoonnummer en factuur/woonadres;
• Login- en accountgegevens, inclusief schermnaam en wachtwoord;
• Persoonsgegevens, waaronder geslacht, woonplaats, geboortedatum en boekingsgeschiedenis;
• Betalings- of creditcardgegevens;
• Persoonlijke voorkeuren, waaronder uw interesses en marketing- en cookievoorkeuren;
• Allergie- en voorkeursgegevens, onder andere voor wat betreft eten, drinken en locaties;
• Cookies en browse(r)gegevens.
Wanneer u onze website gebruikt, verzamelt Onemeeting.com B.V. informatie van uw browser die mogelijk persoonsgegevens bevat. Onemeeting.com B.V. gebruikt verschillende methoden, zoals cookies en pixeltags, om deze informatie te verzamelen. Deze kunnen de volgende gegevens van u bevatten:
• Uw IP-adres en uw cookie identifier;
• Informatie over de mate waarin uw apparaat uitgerust is met software die toegang biedt tot bepaalde functies;
• De unieke ID en het type van uw apparaat;
• Het domein, browsertype en de taal;
• Het besturingssysteem en de systeeminstellingen;
• Het land en bijbehorende tijdzone;
• Eerder via uw apparaat bezochte websites;
• Informatie over uw interactie met onze websites, zoals klikgedrag, aankopen en aangegeven voorkeuren;
• Toegangstijden en verwijzende URL’s.
4. Doeleinden en verantwoording
Onemeeting.com B.V. verwerkt uw gegevens voor verscheidene activiteiten. Allereerst om boekingen voor meetings of kamers te maken en beheren. Ten tweede voor marketing- en communicatiedoeleinden, zoals nieuwsbrieven die informeren over relevante en gelijksoortige diensten als degene die u afneemt. Dit kan ook wanneer u een samenwerkingsovereenkomst heeft en/of in een factuurrelatie staat met Onemeeting.com B.V. Bij elke ontvangen nieuwsbrief kunt u zichzelf voor een of meerdere nieuwsbrieflijsten aan- of afmelden. U kunt ook een e-mail met vermelding van uw naam en ingeschreven e-mailadres sturen naar [email protected]. Ten derde voor het verbeteren van onze (online) dienstverlening, hiervoor gebruiken we persoons- en browse(r)gegevens voor analytische doeleinden. Naast het continu verbeteren van onze diensten en gebruikerservaringen worden deze gegevens ook gebruikt voor testdoeleinden, het oplossen van problemen en het verhogen van de functionaliteit en kwaliteit van onze diensten. En tot slot om ervoor te zorgen dat de bijeenkomsten die wij voor u organiseren volledig aansluiten op uw wensen en verwachtingen.
Bij bovengenoemde activiteiten worden diverse persoonsgegevens gebruikt. Onemeeting.com B.V. verantwoordt hieronder graag op welke wijze:
• Naam, functie en geslacht: Bij Onemeeting.com B.V. houden we van ontzorgen. Dit doen wij mede door goede communicatie met onze klanten, partners, leveranciers, gasten. Het is daarom belangrijk te weten wat de naam van de contactpersoon van een bedrijf is. Hieronder scharen wij ook de aanhef (geslacht) en de rol die de contactpersoon in het bedrijf vervult (functie). Zo wordt communicatie een stuk gemakkelijker;
• E-mailadres: Het e-mailadres van een contactpersoon wordt uitsluitend bewaard om de communicatie zo gemakkelijk mogelijk te laten verlopen. Indien u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, zullen wij uw e-mailadres ook hiervoor gebruiken;
• Telefoonnummer: Hoewel wij onze contactpersonen voornamelijk per e-mail te woord staan, vinden wij het ook prettig om dit mondeling te doen, zo kunnen wij ervoor zorgen dat wij wensen en voorkeuren goed interpreteren;
• Bankgegevens: Om betaling te vorderen of te betalen;
• Geboortedatum en adres: Wij vinden het erg leuk om u te feliciteren wanneer hier reden toe is, bijvoorbeeld op uw verjaardag. Ook helpt dit ons om onze doelgroepen beter in kaart te brengen, om zo onze klanten nog beter te kunnen bedienen;
• Allergie -en voorkeursgegevens: Doordat wij bij een boeking ook vaak eten en drinken verzorgen, vragen wij bij een boeking om uw allergiegegevens en uw voorkeursgegevens betreffende eten, drinken aan ons door te geven. Ook noteren we graag uw voorkeurslocatie(s). Zo kunnen wij het best op uw behoeftes inspelen en kunnen wij u ervan verzekeren dat alles is voorbereid naar uw wens. De gegevens worden opgeslagen, zodat wij u de volgende keer weer naar behoefte kunnen bedienen. Daardoor kunnen wij bij herhalend contact gemakkelijk terugvinden hoe de vorige bijeenkomst verlopen is en welke voorkeuren u heeft.
5. Uw rechten
Bij de verwerking van uw persoonsgegevens heeft u een aantal rechten:
• Recht op inzicht van de door ons verzamelde persoonsgegevens;
• Recht op wijziging van uw persoonsgegevens;
• Recht op uitwisseling van uw persoonsgegevens;
• Recht op verwijdering door middel van anonimisering.
Mocht u willen weten welke persoonsgegevens Onemeeting.com B.V. van u heeft en of deze juist zijn, dan kunt u ons vragen u een ‘overzicht persoonsgegevens’ te sturen. Uw persoonsgegevens kunnen worden veranderd, aangevuld of geanonimiseerd door telefonisch of via e-mail contact met ons op te nemen. Hiervoor verwijzen wij u graag naar de contactinformatie aan het eind van dit document. U kunt daarnaast ook via uw persoonlijke account inloggen en uw contactgegevens aanpassen. Mocht u zich willen beroepen op een of meerdere van bovengenoemde rechten, dan zal Onemeeting.com B.V. uw verzoek uiterlijk binnen één maand honoreren.
Houd er rekening mee dat gegevens die gekoppeld zijn aan een op moment van contact lopende boeking of een boeking in de toekomst, niet kunnen worden verwijderd. Het gaat hierbij om minimaal benodigde informatie om de boeking te kunnen behouden. Ten aanzien van rechten inzake cookies: bij ieder bezoek aan een van onze websites wordt u gevraagd naar uw cookie-voorkeuren, deze kunt u dus telkens in- en uitschakelen.
6. Websites
Deze privacy verklaring is van toepassing op de website behorende bij Onemeeting.com B.V.:
• Onemeeting.com
7. Soorten cookies
Een cookie is een klein bestand dat op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen om u te herkennen als u de website opnieuw bezoekt. Onemeeting.com B.V. maakt gebruikt van 3 soorten cookies. 2 hiervan zijn afzonderlijk van elkaar in -en uit te schakelen. De geldigheidsduur van de cookies varieert van de lengte van uw bezoek tot ongelimiteerd. De opslag en doorgifte van uw gegevens via het internet zijn beveiligd. Bij uitschakeling van bepaalde cookies kan de ervaring op onze site beperkt worden. Bij een bezoek aan onze website wordt u gevraagd welke cookies u toestaat en welke u wilt weigeren. Indien u van gedachte verandert kunt u de site herladen om uw voorkeuren nogmaals kenbaar te maken. Hieronder vindt u de functies van de cookies en welke gegevens daarbij worden verwerkt.
• Analytische cookies: Deze cookies worden enkel en alleen gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en om statistische programmatuur zoals Google Analytics en Hotjar te kunnen gebruiken. Met behulp van deze programma’s komen we te weten wat wel en wat niet werkt en kunnen we de website continu optimaliseren en verbeteren. Het gaat onder andere om het tijdstip en de duur van uw bezoek en welke pagina’s u heeft bezocht. Deze cookies worden enkel gebruikt om het gebruik van de betreffende website gemakkelijker voor u te maken. Indien u deze cookies weigert kan dit leiden tot minder gerichte aanbevelingen en een tragere werking van de website. Bij de verwerking van deze cookies worden alleen anonieme gegevens verwerkt, u bent aan de hand van deze gegevens dus niet te identificeren;
• Sociale media cookies: Onemeeting.com B.V. maakt gebruik van sociale media cookies op alle eerdergenoemde websites. Wij willen u de mogelijkheid bieden om op een eenvoudige wijze informatie van onze website uit te wisselen via sociale media, zoals Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn en Google+. De cookies van de sociale media aanbieder zorgen ervoor dat deze mogelijkheden aanwezig zijn en correct functioneren. De algemeen bekende icoontjes tonen het gebruik van sociale media cookies op onze websites aan.
• Advertentiecookies (van derden): Advertentiecookies verzamelen informatie om ervoor te zorgen dat de advertenties die zichtbaar zijn op onze websites, maar ook op andere websites of op sociale media platforms enigszins bij uw interesses passen. In sommige gevallen worden hiervoor gegevens gebruikt waarbij u direct te identificeren bent, dit komt door het feit dat deze mogelijk gelinkt worden met uw persoonlijke sociale media platform account(s).
8. Delen van persoonsgegevens
We onderscheiden twee varianten ten aanzien van het delen van uw persoonsgegevens:
• Delen door Onemeeting.com: Vanwege de geavanceerde systemen die wij bij Onemeeting.com B.V. gebruiken, hebben wij een nauwe samenwerking met enkele technisch ondersteunende bedrijven. Sommige van deze bedrijven kunnen zich in een ander land bevinden dan het land waar de persoonsgegevens aanvankelijk verzameld werden. Het is daarbij mogelijk dat wetgeving in deze landen niet hetzelfde beveiligingsniveau handhaaft als het land waar de gegevensverwerking in beginsel plaatsvond. In deze gevallen nemen wij alle maatregelen om ervoor te zorgen dat deze gegevens even goed beveiligd worden als binnen de Europese Unie. Tevens sluiten wij met alle bedrijven die uw persoonsgegevens ontvangen een verwerkersovereenkomst af. Op deze manier wordt het beveiligingsniveau gelijkgesteld.
• Delen door uzelf: U heeft het recht om de door ons verzamelde persoonsgegevens te delen met een ander persoon of andere organisatie. Wanneer u hier een aanvraag voor indient, zorgen wij ervoor dat u de gevraagde gegevens zo snel mogelijk in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm verkrijgt.
9. Bewaartermijn
Onemeeting.com B.V. bewaart uw persoonsgegevens zorgvuldig en niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij aan ons zijn verstrekt. De gegevens worden in ieder geval bewaard zolang u gekoppeld bent aan boekingen in de toekomst. Uw gegevens blijven bewaard tot zeven jaar na de laatste boeking. Deze termijn is opgesteld op basis van de wettelijke bewaartermijn van financiële gegevens. Uw gegevens blijven ook bewaard zolang u uw account aanhoudt of u onze nieuwsbrief ontvangt.
10. Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen
Onemeeting.com B.V. neemt de bescherming en beveiliging van uw gegevens serieus en gebruikt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van gegevens tegen te gaan. Onze systemen zijn goed beveiligd. Door onder andere bevoegdheid in ons IT-systeem per medewerker in te stellen zorgen wij ervoor dat personen die niet bevoegd zijn geen toegang tot uw gegevens hebben.
11. Wijzigen van het privacy- en cookiebeleid
Het is niet ondenkbaar dat het privacy- en cookiebeleid van Onemeeting.com B.V. in de nabije toekomst wordt uitgebreid of gewijzigd. De meest actuele versie kunt u te allen tijde inzien op onze website. Als de wijzigingen zeer ingrijpend van aard zijn, zullen wij ervoor zorgen dat deze op een duidelijke en opvallende manier gecommuniceerd worden.
Meer informatie of vragen over ons privacy- en cookiebeleid of direct een medewerker spreken?
Onemeeting.com B.V.
Barchman Wuytierslaan 2
3818LH Amersfoort
KvK: 32129469
[email protected]
088 – 209 00 11